Quanto ao funcionamento da CIPA a NR5 estabelece que, deverão ocorrer reuniões ordinárias mensalmente, conforme calendário previamente estabelecido. No entanto, a critério da própria CIPA, em Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) com graus de risco 1 e 2, essas reuniões podem ser realizadas a cada dois meses.
As reuniões ordinárias devem ser realizadas nas dependências da organização, preferencialmente de forma presencial, mas com a possibilidade de participação remota, caso necessário. A data e o horário das reuniões serão definidos em consenso entre os membros da CIPA, levando em consideração os turnos e as jornadas de trabalho dos envolvidos.
As reuniões da CIPA deverão ser formalizadas por meio de atas, que devem ser assinadas pelos presentes. Essas atas precisam ser disponibilizadas a todos os membros da CIPA, podendo ser por meio eletrônico. Além disso, as deliberações e os encaminhamentos realizados nas reuniões deverão ser divulgados a todos os empregados, seja por meio de quadro de avisos ou plataformas eletrônicas. Além das reuniões ordinárias, a CIPA deve convocar reuniões extraordinárias nas seguintes situações:
a) ocorrer acidente do trabalho grave ou fatal; ou
b) houver solicitação de uma das representações.
Em cada reunião, seja ordinária ou extraordinária, os membros da CIPA deverão designar um secretário responsável por redigir a ata correspondente. Caso um membro titular falte a mais de quatro reuniões ordinárias sem justificativa, ele perderá automaticamente o mandato, sendo substituído por um suplente. Em caso de vacância definitiva de cargo durante o mandato, o suplente assumirá a posição, seguindo a ordem de colocação decrescente estabelecida na ata de eleição, e os motivos deverão ser registrados em ata.
Se não houver suplentes disponíveis, e a vacância ocorrer nos primeiros seis meses do mandato, a organização será obrigada a realizar uma eleição extraordinária para preencher o cargo vago. Esta eleição será válida apenas se contar com a participação de, no mínimo, um terço dos trabalhadores, e os prazos da eleição extraordinária serão reduzidos à metade daqueles definidos no processo eleitoral previsto nesta NR. Além disso, todas as demais exigências estabelecidas para o processo eleitoral deverão ser cumpridas.
Em caso de afastamento definitivo do presidente, a organização deve indicar um substituto dentro de dois dias úteis, preferencialmente entre os membros da CIPA. No afastamento definitivo do vice-presidente, os membros titulares da representação dos empregados deverão eleger um novo vice-presidente entre os seus titulares, também em um prazo de dois dias úteis.
O mandato do membro eleito em processo eleitoral extraordinário será compatibilizado com o mandato dos outros membros da Comissão, de forma a manter a coerência do ciclo da Comissão. O treinamento do novo membro eleito deverá ser realizado no prazo máximo de trinta dias após a posse. As decisões da CIPA serão tomadas preferencialmente por consenso. Caso não seja possível atingir esse consenso, a CIPA deverá regular o procedimento de votação e o pedido de reconsideração da decisão.
Quanto ao treinamento, a organização é responsável por promover a capacitação tanto para o representante nomeado, conforme disposto no item 5.4.13 da NR-5, quanto para os membros titulares e suplentes da CIPA, antes de sua posse. O treinamento para os membros da CIPA, especialmente para os eleitos em seu primeiro mandato, deverá ser realizado no prazo máximo de trinta dias a contar da data da posse. O conteúdo do treinamento deve abranger, no mínimo, os seguintes tópicos:
a) estudo do ambiente, das condições de trabalho, bem como, dos riscos originados do processo produtivo;
b) noções sobre acidentes e doenças relacionadas ao trabalho, decorrentes das condições de trabalho e da exposição aos riscos existentes no estabelecimento e suas medidas de prevenção;
c) metodologia de investigação e análise de acidentes e doenças relacionadas ao trabalho;
d) princípios gerais de higiene do trabalho e de medidas de prevenção dos riscos;
e) noções sobre as legislações trabalhista e previdenciária relativas à segurança e saúde no trabalho;
f) noções sobre a inclusão de pessoas com deficiência e reabilitados nos processos de trabalho; e
g) organização da CIPA e outros assuntos necessários ao exercício das atribuições da Comissão.
h) prevenção e combate ao assédio sexual e a outras formas de violência no trabalho.
O treinamento realizado nos últimos dois anos, contados a partir da data de conclusão do curso, pode ser aproveitado na mesma organização, desde que atendam às disposições estabelecidas na NR-1. A carga horária mínima do treinamento deve ser a seguinte:
a) oito horas para estabelecimentos de grau de risco 1;
b) doze horas para estabelecimentos de grau de risco 2;
c) dezesseis horas para estabelecimentos de grau de risco 3; e
d) vinte horas para estabelecimentos de grau de risco 4.
A carga horária do treinamento deve ser distribuída de modo que não ultrapasse oito horas diárias. Para a modalidade presencial, deverá ser observada a carga horária mínima estabelecida a seguir:
a) quatro horas para estabelecimentos de grau de risco 2; e
b) oito horas para estabelecimentos de grau de risco 3 e 4.
O treinamento nos estabelecimentos de grau de risco 1, bem como o treinamento do representante nomeado da organização, pode ser realizado integralmente na modalidade de ensino à distância ou semipresencial, conforme as disposições da NR-1. Quando realizado na modalidade à distância, o treinamento deve abordar os riscos específicos do estabelecimento, conforme estabelecido no subitem 5.7.2. Além disso, os integrantes do SESMT estão dispensados de participar do treinamento da CIPA.
A organização contratada para prestação de serviços deve constituir uma CIPA centralizada sempre que o número total de seus empregados na unidade da Federação se enquadrar nas exigências do Quadro I da NR5. Caso a contratada exerça atividades em um estabelecimento do contratante classificado nos graus de risco 3 ou 4, e o número de seus empregados no estabelecimento do contratante também se enquadre nas condições do Quadro I, ela deverá constituir uma CIPA própria nesse estabelecimento, respeitando o grau de risco da contratante.
No entanto, a organização contratada está dispensada da obrigatoriedade de constituir uma CIPA própria quando a prestação de serviços tiver duração de centro e oitenta dias. Para efeito de dimensionamento da CIPA centralizada, deve-se desconsiderar os empregados já abrangidos por uma CIPA própria.
Quando a organização contratada não for obrigada a constituir CIPA própria, ela deverá nomear um representante da organização para cumprir os objetivos previstos na NR5, sempre que possuir cinco ou mais empregados no estabelecimento do contratante. Caso já haja um membro da CIPA centralizada presente no estabelecimento, a nomeação do representante é dispensada.
O disposto no subitem 5.8.2 não exclui a aplicação das exigências do item 5.4.13 em relação à sede da organização contratada para a prestação de serviços. A nomeação do representante da organização contratada deve ser feita entre os empregados que atuam diretamente no estabelecimento em questão.
A organização contratada para a prestação de serviços deve garantir que a CIPA centralizada mantenha a devida interação entre os estabelecimentos em que possua empregados, assegurando também a participação dos representantes nomeados nas reuniões da CIPA centralizada. Além disso, a organização deve proporcionar as condições necessárias para que os integrantes da CIPA centralizada possam atuar em estabelecimentos que não possuam representante nomeado, conforme o disposto no subitem 5.6.2 da NR5.
O representante nomeado das organizações contratadas para a prestação de serviço deve participar de treinamento de acordo com o grau de risco da contratante. A CIPA da organização contratada para prestação de serviços será considerada encerrada quando suas atividades no estabelecimento contratante forem finalizadas, para todos os efeitos.
A organização contratante deve exigir que a contratada nomeie um representante da organização, conforme especificado no subitem 5.8.2. Além disso, a contratante deve convidar a contratada a participar das reuniões da CIPA da contratante, com o objetivo de integrar as ações de prevenção, sempre que ambas as organizações atuarem no mesmo estabelecimento. A contratada, por sua vez, deve designar um representante da CIPA ou o representante nomeado para participar dessas reuniões.
A contratante deverá adotar medidas para garantir que as contratadas, suas CIPAs, os representantes nomeados das organizações e os demais trabalhadores lotados no estabelecimento recebam informações claras e atualizadas sobre os riscos presentes nos ambientes de trabalho, bem como sobre as medidas de prevenção, conforme estabelecido no Programa de Gerenciamento de Riscos, previsto na NR-1.
Toda a documentação relacionada à CIPA deverá ser mantida no estabelecimento, à disposição da inspeção do trabalho, por um período mínimo de cinco anos. Caso haja alteração no grau de risco do estabelecimento, o redimensionamento da CIPA deverá ser realizado na próxima eleição. Para saber mais sobre o assunto e como garantir que sua empresa cumpra adequadamente com o que determina a legislação, bem como, alinhada com os conceitos de ESG, entre em contato com a gente. Veja também nossos outros artigos como o NR5 e as determinações quanto as atribuições, responsabilidades e eleição da CIPA
